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PROTOCOLO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL. HACER EL MEJOR EQUIPO.

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El valor más grande que tiene una empresa, es sin duda alguna el personal que la compone. También es el poder más fuerte con el que cuenta.

Es por este motivo, por el cual todas las empresas deben prestar especial atención a las personas que contratan, así como a su dirección.

Todas las personas, independientemente de nuestro cargo, condición, posición, etc.,  necesitamos sentir que somos útiles, que tenemos responsabilidades, que nuestras opiniones cuentan y que además, ocasionan cambios. Necesitamos sentirnos apreciados, sentir que nos escuchan, que nos piden consejos, sentirnos seguros… En fin, toda una batería de sentimientos que hacen que no sólo seamos compañeros en el viaje empresarial, con más o menos éxito, sino que demos lo mejor de nosotros mismos, siendo creativos y desarrollándonos.

A todas las empresas les gustaría contratar a un “mirlo blanco”con todos sus atributos positivos, pero… ¿En cuántas empresas habrá más de un “mirlo blanco” con las alas cortadas o plegadas?mirlo blanco

El  contar con el mejor equipo de personas no es sólo cuestión de ser un buen “ojeador”en la contratación o de tener suerte o de pagar mucho, es el resultado de una gestión bien definida y bien desarrollada.

Las empresas están formadas por personas, así pues, tal y cómo sean esas personas, así será la empresa.

Todos hemos oído alguna vez decir, y algunos por experiencia lo hemos constatado, que el mayor quebradero de cabeza de una empresa es el personal.

Es cierto, el dirigir un grupo de personas  para conseguir un fin común, conlleva  quebraderos de cabeza, que a nadie deben pillar por sorpresa. Va con el cargo.

Cuando determinamos finalmente, muy a pesar nuestro, que hemos de prescindir de la colaboración de una persona de nuestra empresa, debemos plantearnos si ha sido un problema de selección o de dirección.

Con la recomendación del post anterior, de hacer un curso de dirección, se intenta minimizar los problemas de dirección. Ahora con la elaboración de un protocolo de contratación,  intentaremos minimizar los problemas de selección.

La elaboración de un protocolo es algo muy importante en una empresa, ya que nos marca un rumbo seguro, evitando la improvisación y haciendo factible que cualquier persona pueda llevarlo a cabo. En el caso de la contratación, el protocolo tiene aún si cabe, más importancia.

Espero que te sea útil el guión que sigue, un guión que se puede personalizar en cualquier momento y añadir más puntos, pero que al final lo que interesa, es que quede confeccionado.

Cuestiones cómo: ¿A quién se selecciona? ¿Quién selecciona? ¿Dónde? ¿Qué hago con los elegidos? ¿Con qué experiencia? ¿Qué edad?…Y un largo etcétera, aparecen  a la hora de contratar y deben estar bien definidas, ordenadas, priorizadas y llevadas a cabo.

En el protocolo de contratación de personal podemos diferenciar cuatro apartados: Selección, elección, formación y seguimiento.

Veamos ahora cada uno de estos apartados:

SELECCIÓN

Este punto  consiste en la clasificación de una serie de currículums o de candidatos, que cumplan con los requisitos que deseamos para el puesto de trabajo a cubrir, y la posterior entrevista personal.

Para ello, deberemos elaborar un perfil lo más concreto posible, con todas la características que consideremos necesarias para el puesto de trabajo y es  interesante que participen en esta elaboración, todas las personas implicadas en la contratación y en su dirección.

Aspectos como: la edad, sexo, estudios, experiencia, lugar de residencia y otros tantos, deben quedar claros y concretados y vendrán determinados por el puesto, el producto, el sector, la zona, etc. que necesitemos cubrir.

El proceso de contratación lo haremos con suficiente tiempo, para que no nos influya en la decisión, la urgencia o la inmediatez,  y no acabar cayendo en lo de: “seleccionar al menos malo.”

Selección de personal

La demanda de empleo, se publicará  en los medios que creamos oportunos que deberán estar acordes con el producto, el sector, la zona y la imagen que queramos dar.

Desde el momento en el que solicitamos un puesto de trabajo, estamos poniendo en un escaparate la imagen de nuestra empresa, por lo que debemos cuidarla al máximo.

Debemos contestar todos los currículums, confirmando al emisor que lo hemos recibido, agradeciéndole su elección para desarrollarse profesionalmente con nuestra empresa e informándole de que en breve, nos pondremos en contacto con él, para comunicarle el siguiente paso del proceso.

Esto lo debemos hacer por respeto, por educación y por imagen. De 15 curriculums enviados, es posible que tan sólo una empresa tenga tal deferencia. Con los soportes técnicos que existen actualmente, no tiene justificación.

Quisiera dedicar una mención especial, al tema de los currículums recomendados por los colaboradores de la empresa. Este tema es muy importante y nos puede agilizar mucho el proceso y no es necesario resaltar lo que representa.

En una ocasión, oí decir que para conocer el grado de satisfacción de los colaboradores  con su empresa, basta con  preguntarles si recomendarían entrar en ella a algún familiar directo, hijos o hermanos, a algún familiar indirecto y querido o a algún amigo apreciado.

Los currículums recomendados por los colaboradores, los deberíamos considerar y estudiar en primer lugar. El resto del protocolo de contratación, se mantendrá igual para éstos que para los demás.

ELECCIÓN

Una vez hecha la clasificación de los currículums o de los candidatos que se ajustan al perfil que queremos, pasamos a la elección de uno o varios de ellos.

En este apartado se nos plantean cuestiones como: ¿Quién hace la elección? ¿Dónde? ¿Cómo? Y algunas más.

Lo primero que tenemos que tener claro es si queremos hacerla nosotros mismos o recurrir a una empresa de contratación exterior. A no ser que el puesto requiera una especialización concreta que no dominemos o que por cualquier razón queramos que sea una empresa externa la que lo haga, me inclino a que seamos nosotros mismos los que hagamos todo el proceso. Nadie mejor que nosotros para saber el perfil que mejor se adapta a nuestro producto, mercado, filosofía y cultura de nuestra empresa.

Si bien la decisión última la tendríamos nosotros, en este apartado es muy interesante la implicación y la participación  de las personas responsables de su dirección junto con nosotros. Generalmente tienen muy buen “ojo “en este tipo de relaciones y se reafirma su responsabilidad.

seleccionLo interesante es que hiciesen las entrevistas dos personas responsables que puedan contrastar sus opiniones y llegar a alguna conclusión en común.

La preparación para este tipo de entrevistas es muy sencilla y se disponen de pequeños manuales por toda la Red. Unas cuantas preguntas básicas, y el resto fluye de la comunicación y de la intuición.

Sobre dónde hacer la entrevista, tenemos la opción de hacerla en nuestras instalaciones o bien en algún hotel reconocido en un lugar habilitado para tal fin, tales como salas o hall, que deberán tener intimidad y comodidad. Debemos  huir de cafeterías, bares o espacios que no tengan un marcado estilo empresarial.

Procederemos a hacer una primera entrevista a todos los candidatos y les emplazaremos a una segunda, si procede.

Después de contrastar opiniones con nuestro compañero, contactaremos de nuevo con los que consideremos, para una segunda entrevista.

En esta segunda entrevista aclararemos todas nuestras dudas, profundizaremos hasta donde queramos y nos decidiremos por el candidato más idóneo. Le diremos que en breve conocerá nuestra decisión.

Una vez llegado a un consenso con nuestro compañero de entrevistas y haber elegido a nuestro candidato, es el momento de comprobar los datos aportados en su currículum, sobre todo lo que se refiere a los trabajos anteriores. También podemos consultar algún contacto en común o amigo, en definitiva, alguien que pueda decirnos algo de él o ella.

Generalmente las empresas no rechazan este tipo de consultas.

Nunca se debe omitir este punto, tanto si se trata de recomendados como si no.

Si finalmente este candidato es nuestra elección, se lo comunicaremos personalmente y lo felicitaremos.

Debemos comunicar de inmediato a los no elegidos el resultado de la elección. Aparte de ser una cuestión de respeto, educación, e imagen, podemos necesitarlos más adelante.

Quisiera hacer en este punto una recomendación especial para todas aquellas personas que hacen entrevistas y contratan personal:

Hay tres aspectos fundamentales en una persona que debemos apreciar y priorizar, que  nos ayudarán en su futuro en la empresa.

- Que tenga unos principios básicos morales.

 - Que tenga iniciativa a la acción.

 - Que sepa adaptarse a un sistema empresarial.

Esto tres aspectos están muy marcados en una persona y muy profundos y no se puede garantizar su variación.

En definitiva valoraremos a una buena persona, activa, con ilusión y que sea sociable.

Como anécdota diré que existe una técnica o disciplina que se llama psicomorfología facial, que estudia qué siente y cómo se comporta una persona, a través de su rostro.

El peligro que tiene esto, es elegir a un candidato por una foto o bien, que nos pasemos toda la entrevista mirándole la oreja.

psicomorfologia_facial

Siguiendo con el protocolo de contratación pasamos al siguiente punto:

FORMACIÓN

Este punto puede variar de un caso a otro, por las características del puesto de trabajo o por la clase de producto: si es más especializado o menos; por el sector: si es interno en las instalaciones o si es exterior, etc.

En líneas generales, estableceremos un periodo de tiempo suficiente para aprender todo lo relacionado con el puesto, desde el punto de vista teórico, y otro periodo de tiempo igualmente suficiente, para las prácticas, junto  a un colaborador, en este caso entrenador de la empresa, con quien anteriormente habremos contado, para esta especial formación inicial.

No tendría sentido no preguntarle al  entrenador, sobre la valoración del candidato, una vez acabado este período.

Actualmente deberíamos prestar atención a un tema muy importante, cuyo desconocimiento retrasa mucho la labor, tanto de la empresa como del colaborador. Me refiero a los procesos internos. Sea más grande o más pequeña, en todas las empresas existe y es el circuito de  la empresa, donde intervienen todos los departamentos. A este conocimiento le debemos  dedicar un periodo de tiempo suficiente y reflejado en el protocolo.

SEGUIMIENTO

Finalmente llegamos, una vez formado el nuevo colaborador, al punto en el que aplicará todos los conocimientos adquiridos, tanto teóricos como prácticos, en su puesto de trabajo.

Ahora nos toca prestarle todo nuestro apoyo, en estos primeros días, en los que seguro se sentirá un poco desorientado por la novedad, y le dejaremos un tiempo para adaptarse. Pasadas 4 ó 5 semanas, debemos evaluar sus resultados y detectar si necesita más formación o no y en qué aspectos.

Después de 8 ó 9 meses, podemos ya determinar que la elección ha sido acertada y que con la adecuada dirección,  formará parte del mejor equipo.

Con este último punto termina el protocolo de contratación, que espero te haya sido  útil y  que puedas adaptar a tu empresa, modificando algún apartado.

Lo importante es que tengas un protocolo hecho.

Te adjunto un PDF con un esquema del protocolo y todos sus puntos para imprimir.

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